Quel avenir pour les ressources humaines à l’ère du digital ?

Selon une récente étude infographique de la Digital School of Paris sur le recrutement digital, 82% des décideurs RH estiment que donner une dimension digitale à leur fonction est prioritaire. En effet, la digitalisation croissante des entreprises et l’avènement du Big Data bouleversent en profondeur leur organisation. Les fonctions support et notamment les ressources humaines se retrouvent impactées par ce changement de paradigme. Malgré la forte dimension humaniste au cœur de ces missions, les nombreuses tâches quotidiennes des directeurs des ressources humaines (DRH) se réinventent aujourd’hui pour s’automatiser et inévitablement se dématérialiser. Outre la transformation des missions, le digital et le Big Data sont avant tout des outils de demain qui permettent d’anticiper l’activité.

De quelle manière le digital joue un rôle central dans les ressources humaines ?

Les missions quotidiennes des DRH transformées par le digital

Parmi les missions fondamentales incombant au service des RH, on retrouve la formation des collaborateurs de l’entreprise. 

On peut aujourd’hui apprendre autrement grâce au développement du e-learning : 

• Massive Open Online Courses (MOOCs)
• Corporate Open Online Courses (COOCs)
• Serious games 
• Plateformes de knowledge management (KM) 

Ce sont autant d’outils qui, au-delà de changer des formations classiques, sont plus faciles d’accès. L’employé peut alors devenir un véritable acteur de sa formation, tant professionnelle que personnelle. Ces nouvelles solutions d’apprentissage représentent un avantage considérable pour les DRH, puisqu’elles permettent une formation efficace, diversifiée et suivie à leurs employés, à moindre coût.

Dans le cadre de cet article nous avons interviewé la Responsable Formation au sein d’un groupe pharmaceutique français. Interview complète en bas de page.

En parallèle du pan de formation, on retrouve une autre composante des ressources humaines qui se digitalise aujourd’hui, à savoir le recrutement. Le fastidieux processus traditionnel de recrutement avec le tri des CV à la main, qui représente une perte de temps et donc d’argent pour les entreprises, se transforme lui aussi peu à peu. Aujourd’hui, les sites d’offres d’emploi en ligne ou les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn ou Viadeo sont de véritables supports de recrutement qui permettent d’avoir rapidement accès à un panel de candidats mieux ciblés. Des algorithmes peuvent ensuite trier les candidats selon d’autres critères plus pointus définis par l’employeur. Ainsi, l’entretien se recentre sur sa fonction principale qui est de découvrir le candidat -trié sur le volet en amont- et d’apprécier, autour d’un échange, ses compétences comportementales, humaines, mais aussi transversales que sont les soft-skills. Ce recrutement digital est plus rapide, plus efficace et moins coûteux. Du côté des entreprises, l’utilisation du digital peut aussi être utile en amont du recrutement, pour développer la marque de l’employeur et ainsi valoriser son image auprès de potentiels futurs collaborateurs qui parviendront à contribuer à la croissance de l’entreprise.

Une fois les candidats recrutés, la gestion des nouveaux collaborateurs peut être complexe, surtout au sein des grands groupes. Pour simplifier la gestion administrative en interne, de nouveaux outils permettent d’avoir une vision complète en temps réel pour suivre l’évolution des équipes. L’utilisation des données du Système d’Information de gestion des Ressources Humaines (SIRH) au sein de logiciels permet d’optimiser les processus puisque l’ensemble des données nécessaires pour la plupart des opérations d’administration du personnel sont accessibles facilement.

Ainsi, il en résulte une meilleure utilisation de la data dans chaque tâche de la gestion administrative

• gestion de la paie
• suivi collaborateur 
• protection sociale
• retraite

Cela permet de booster les performances de l’entreprise. De ce fait, selon une enquête d’Infopro Digital Études menée sur l’année 2019, 60 % des entreprises interrogées indiquent que des outils digitaux les assistent pour la gestion de la paie et des processus déclaratifs. 

Outre de meilleures performances dans ses missions quotidiennes, le digital permet au DRH un gain de temps lui permettant ainsi de se concentrer sur l’accompagnement personnalisé des collaborateurs et des managers en améliorant de ce fait l’expérience collaborateur. 

Source : Digital School of Paris

Le digital n’a pas seulement un impact à court terme, sur les missions quotidiennes, mais aussi sur le long terme.

Le digital peut permettre d’appréhender l’avenir

Bien que son utilisation dans les ressources humaines reste moins connue, ce que l’on nomme le Big Data s’avère y être particulièrement utile. Cela désigne l’ensemble des données numériques produites par l’utilisation des nouvelles technologies à des fins personnelles ou professionnelles. Son utilisation permet d’appréhender un certain nombre de phénomènes afin d’adopter une conduite prédictive et non plus seulement réactive. C’est ce qui se nomme le « workforce planning ». Cette méthode vise à élaborer des plans d’action RH visant principalement à réduire de façon anticipée les écarts entre les besoins et les ressources humaines. 

Elle permet par exemple d’anticiper sur : 

• les éventuels postes pénuriques
• la liste des compétences de demain
• les nouveaux métiers de demain 
• la mobilité 
• la fidélisation des collaborateurs
• le développement de la marque employeur. 

Ainsi, les entreprises pourront s’organiser de manière plus efficace et plus efficiente. Cette projection stratégique dans l’avenir, aujourd’hui nécessaire, est entre les mains du DRH. 

Source : BNP Paribas

Le nouveau rôle du DRH

Le DRH joue un rôle clé dans cette transformation digitale puisqu’il est à la fois chargé de s’adapter et de s’approprier les nouvelles pratiques et les nouveaux métiers liés au digital mais aussi d’accompagner les employés dans ces changements.

C’est également lui qui est chargé d’assurer la protection de l’ensemble des données personnelles récoltées et stockées qui concernent les collaborateurs. C’est pourquoi le Règlement Européen sur la Protection des Données (RGPD) de 2016, mis en place à partir de 2018, impose des règles protectrices qui impactent les services RH des entreprises. Parmi ces règles contraignantes supranationales, on retrouve plusieurs obligations incombant à la Direction des Ressources Humaines des entreprises, par exemple nommer un responsable des données, vérifier la conformité des données, sauvegarder les documents et recueils relatifs à la protection des données et gérer les risques et les failles de sécurité. Néanmoins, certains collaborateurs expriment des réticences sur la collecte de leurs informations personnelles et craignent une surveillance systématique.

Les freins à ce changement d’organisation

Réaliser un virage vers le digital au sein des RH n’est pas toujours aisé pour les entreprises, qui doivent composer avec différents freins. Des freins organisationnels tout d’abord. L’enquête menée par Infopro Digital Études en met en évidence trois principaux. Tout d’abord, le manque de ressources/compétences en interne (47 %), puis l’inadaptation des outils et systèmes informatiques (45%) et enfin le manque de moyens financiers (37 %). S’y ajoute un frein culturel, puisque la résistance culturelle est citée par 33 % des sondés. Tout l’enjeu de l’adaptation au digital et de son appropriation par les entreprises ces prochaines années est de faire disparaître ces freins. 

Source : BNP Paribas

Aujourd’hui, 85% des DRH estiment que leur maturité digitale est moyenne, voire mauvaise, selon une étude réalisée par Sopra RH Software et l’Usine Digitale en 2017, auprès de 200 décideurs. Il semble évident pour la majorité des entreprises qu’aujourd’hui, chacune d’entre elles doit intégrer le digital et s’y adapter, non seulement pour améliorer son efficacité et sa performance globale mais également pour éviter la menace de l’obsolescence des métiers du secteur à l’horizon 2030.

ESCadrille Toulouse Junior Conseil vous accompagne dans cette transition digitale

Si certains de vos collaborateurs sont encore réticents à la transition digitale, ESCadrille peut vous aider à réaliser une transition efficace afin de construire des relations durables avec eux. En parallèle de cet accompagnement à la transition digitale, ESCadrille vous propose deux prestations en Ressources Humaines afin de répondre à toutes vos problématiques de management. 

• Une étude de climat social vous permettra d’éviter toute crise sociale en faisant état de ce dernier et en identifiant par la suite des axes de progression. 
• Un accompagnement au recrutement pourrait vous permettre de s’assurer de la performance de vos équipes et à long terme, de s’assurer d’un succès de votre entreprise fondé sur une équipe qualifiée et soudée.

Faire appel ESCadrille Toulouse Junior Conseil, c’est faire appel à une équipe, jeune et dynamique, d’autant plus apte à comprendre le nouvel enjeu clé de la digitalisation. Travailler avec nous, c’est aussi et surtout faire confiance à notre professionnalisme et à nos 42 années d’expérience. 

Pour en savoir sur nos solutions en Ressources Humaines.

Interview de la Responsable Formation au sein d’un groupe pharmaceutique français

Bonjour Mme C. , pouvez-vous nous en dire plus sur votre fonction ?

« Bonjour. Je m’appelle Camille C. , je suis pharmacien de fonction et j’occupe le poste de responsable de la formation au sein d’un laboratoire pharmaceutique spécialisé dans les médicaments sans ordonnance. Je gère la formation des collaborateurs sièges et terrain donc nos commerciaux et nos délégués officinaux. »

Comment l’arrivée de nouvelles formations digitales a modifié votre approche de la formation interne dans votre entreprise et depuis quand les utilisez-vous ?

« Dans notre groupe pharmaceutique, un outil interne nommé iLEARN a été mis en place. Il permet de réaliser et de suivre des formations digitales. C’est un outil que l’on utilise depuis assez longtemps, environ 5 ans maintenant. C’est assez pratique notamment pour les collaborateurs terrain qui ne sont pas toujours au siège puisque l’on peut les réaliser quand on veut et où on veut. Il y a un suivi pour les collaborateurs, chacun a son espace personnel et se voit attribuer des formations qu’il doit réaliser. Il y a deux types de formations : les formations obligatoires qui doivent se réaliser dans un temps imparti et les formations à la demande que chaque collaborateur peut suivre s’il le souhaite, elles ciblent plutôt les soft skills et tout ce qui concerne le développement personnel, le management (pour une personne qui n’est pas manager par exemple) etc. On peut se développer sur les thématiques que l’on souhaite. Le confinement ayant beaucoup accéléré les choses, on a créé un programme de formation à distance pour nos visiteurs médicaux qui étaient en arrêt. Pour le rendre plus ludique et moins rébarbatif, on a utilisé une plateforme qui s’appelle Klaxsoon et qui permet de faire des sortes de « learning games ». On « gamifie » vraiment les formations, on peut créer des challenges, faire des petites compétitions inter-équipe, animer des réunions en ligne, partager des vidéos … C’est un outil assez global qui permet de changer un peu le support des formations. Les durées sont assez courtes contrairement au e-learning classique où les formations peuvent durer 3 heures : c’est assez intéressant. »

Quelle confiance accordez-vous à ces moyens de formations ?

« J’accorde une grande confiance à ces outils. Étant moi-même assez digitale, c’est moi qui les mets en place et je trouve le suivi des formations en ligne beaucoup plus facile. On arrive à avoir plus d’indicateurs de performance, le temps passé, est-ce que cela a été bien fait etc. On peut identifier alors beaucoup plus facilement les points de difficultés et ainsi mettre en place des actions correctives plus facilement. »

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Article rédigé par INES BABOUCHE, 2021.